Nachdem ich im Vorprojekt die Grundlagen für die zum neuen Intranet passende Organisation geschaffen hatte, galt es nun, die konzipierten Rollen und Prozesse zu detaillieren, Kapazitäten zu planen, Ressourcen zuzuweisen und Jobprofile zu erstellen. Das Profil des ‚Intranet-Managers‘ war für den Kunden neu, die Stelle musste erst noch geschaffen werden, konnte dann aber auch in die Ausschreibung gehen - zunächst intern, dann extern. Ich habe diese Ausschreibung begleitet, war bei den Bewerbungsgesprächen dabei und gab meine Empfehlungen zu den Kandidaten ab. Nachdem dann ein neuer Kollege gefunden wurde, habe ich ihn mehrere Wochen eingearbeitet. Die erste Aufgabe des neuen Mitarbeiters war die Erstellung einer Intranet Policy - eine sehr lohnenswerte Aufgabe, da hierfür alle Aspekte tangiert werden. Bis zu diesem Zeitpunkt war es meine Aufgabe, soviel Know-How und Do-How wie möglich an die übrigen involvierten Mitarbeiter zu übertragen.

Parallel dazu musste das für den Kunden neuartige weil dezentrale Content-Management zum Laufen gebracht werden. Hierfür wurden Redaktionskonferenzen von mir organisiert, vorbereitet und moderiert. Die Pflegeprozeduren mit den verantwortlichen Redakteuren in den jeweiligen Fachbereichen mussten abgestimmt werden, Schulungen für das Redaktionssystem vorbereitet, durchgeführt und nachbereitet werden, Musterstrukturen für Inhaltstypen erarbeitet und Veröffentlichungsplanungen erstellt werden. Da der zuständige Content-Manager erst noch in seine Rolle reinwachsen musste, war es meine Aufgabe, ihn und sein Team dabei zu unterstützen.

‚Nebenbei‘ hatte ich dann noch das interne (und externe) Marketing zum neuen Intranet durchzuführen, eine KPI-basierte Intranet-Governance aufzusetzen, das Pflichtenheft für ein neues Redaktionssystem zu schreiben, die Anpassung des Online-Styleguide zu koordinieren, den Betriebsrat auch weiterhin in die Aktivitäten zu involvieren sowie erste Social-Media-Elemente sensibel ins Intranet zu integrieren.

Insbesondere die Identifikation von Wikis im Unternehmen und die Erstellung einer Übersicht auf Basis von Wiki-Steckbriefen hat auf der Ebene der Unternehmensführung zu einem ersten Aha-Effekt geführt, war sie doch bislang davon ausgegangen, dass gar keine Wikis im Unternehmen existierten. Wir hatten etwa zwei Dutzend Wikis ermitteln können. Mit den Wiki-Betreibern habe ich dann Workshops zu Motivation, Anwendungsgebieten, Erfahrungswerten und Anforderungen an eine unternehmensweite Wiki-Plattform durchgeführt. Sie waren dabei sichtlich froh, dass das Wiki-Thema nach jahrelangem Schattendasein nun endlich Management Attention hätte. Ein wesentliches Element dieser Workshops war die Abgrenzung von Wikis zu anderen Werkzeugen im Unternehmen, wie dem Intranet, Lotus Notes, SAP, SAS, etc. Ich bin also ähnlich vorgegangen wie zu Beginn meiner Intranetaktivitäten bei diesem Kunden: eine frühe Strategie und Positionierung sind das A und O für alle weiteren Schritte. Die Technologieauswahl eine unternehmensweite Wiki-Plattform habe ich dann in kompetentere Hände gegeben und mich auf die organisatorische und kommunikative Vorbereitung des Breiteneinsatzes von Wikis (Typen, Musterstrukturen, Hilfen, Rollen, Abläufe, Migration) konzentriert.

Am Ende der zwei Jahre konnte ich dem Kunden ein modernes neues Intranet übergeben, das eine hohe Akzeptanz bei Mitarbeitern und Führungskräften genießt. Das gesamte Unternehmen ist in die Pflege und Weiterentwicklung des Intranets aktiv involviert. Der Bereich Unternehmensorganisation ist als verantwortlicher Bereich für dieses business-orientierte Prozessportal etabliert. Hier ist auch der Intranet-Manager organisatorisch angesiedelt. Die Zielsetzung und Positionierung des Intranets ist klar formuliert. Alle notwendigen Grundlagen für den Ausbau und das Erreichen der Vision sind gelegt. Social-Media-Elemente unterstützen dabei den Weg.

Tags: Strategie, Organisation, Veränderung, Management, Unternehmensorganisation, Kreditinstitut, IT